Segunda Reunião Interna do Condomínio Residencial Colinas

2° Reunião Interna do Condomínio Residencial Colinas

Na data de 25 de abril de 2015 em segundo chamado ás 18h40min iniciou a 2° reunião interna no logradouro av. Circular, n°453, Água Chata, Vl. Dinamarca |Guarulhos/SP apresentou se a pauta e demos inicio 

Pauta da Reunião:

*Transferência e transição do síndico

*Problemas com a administradora

*Propostas de administradoras e decisão de contrato

*Ações que já foram tomadas

*Escolha de serviços de telefonia

*Laudo da prestações de conta

*Discussões sobre o regimento interno

*Portaria

*Mudança de Horário da portaria e possíveis demissões

Síndica Luciellen diz sobre o problema com a atual administradora sobre a falta de comunicação, pagamentos errados, pasta de prestação de contas com incompatibilidade entre outros erros, para buscas de alternativas do problema procuramos propostas para uma nova administradora.

Tivemos a reunião no dia 28 de fevereiro até o presente momento não foi registrada a ATA, toda a questão financeira do condomínio está vetada por falta da mesma.

O portão foi consertado com cheque com a assinatura do Miguel, o pagamento está sendo feito com esses cheques, inclusive os cheques estão acabando e não teremos como fazer os pagamentos dos funcionários.

 A equipe decidiu que era primordial comprar as baterias para o sistema de emergência.

Os produtos de limpeza a Miller está comprando, pedimos para comprar duas ATAS, antes os registros eram feitas por cadernos universitários. Portanto foram comprados:

Duas ATAS para a portaria, tampa de vaso sanitário e suporte de papel higiênico.

Toda transição é preciso da ATA da eleição do novo sindico. Exemplo chip do TIM, problemas com a iveloz entre outros, por isso ainda não se tomou providencias mais tangíveis, apenas situações que não implique dinheiro, ou ATA, muitos recursos estamos conseguindo com doações, pois não temos acesso a conta.

Sandro ap 61 diz não há síndico novo e nem antigo

Luciellen diz que cobra a Miller para fazer a transferência, que faz diversas solicitações a eles e muitas não são atendidas ou orientadas.

Adriana acrescenta enquanto não há a ATA registrada não há transição de pagamento, serviço bancário, o que envolve dinheiro, compras não há como ser feito.

Luciellen: “O que tem que ser feito para registrar a ATA foi feito, colocamos os dados o que eram pertinentes, a Camila disse para imprimir e coletar as assinaturas e a sindica assim fez, exigiu o protocolo do registro do documento da ATA, mas a burocracia é exagerada da empresa Miller e do cartório.

Adriana diz que o ex-síndico, subsíndico, a sindica e administradora são corresponsáveis pelo pagamento dos funcionários.

Luciellen diz que solicitou saber de todas as compras, todos os recibos de contas que estão sendo efetuadas pela Miller para podermos nos respaldar.

Entre o dia 21 até dia 28 de Fevereiro houve transações bancárias que não foi feita nem pelo subsíndico Claudemir e nem pela Luciellen e não tem comprovantes destes pagamentos e que vai pedir explicações para o antigo sindico com o relatório que será apresentado ao final .

É pedido para fazer a alteração de administradora pela morosidade do serviço feito pela administradora Miller.

Adriana complementa dizendo que a operadora solicita o CPF e pede a comprovação comercial CNPJ da empresa para a troca de operadora de serviços telefônicos para o condomínio e que precisamos decidir sobre novas operadoras pra quando tiver a Ata buscarmos esses serviços, a vivo já esta em processo para a instalação e precisamos decidir por outras operadoras. 

Luciellen e Bruno da equipe empenharam se para procurar propostas administradoras e a sra Luciellen justificou sua ausência nas primeiras semanas, pois teve pneumonia, tio faleceu, ficou internada, mas fez o possível para dar andamento por telefone, teve contato com as administradoras que enviaram suas propostas, recebeu algumas em nosso residencial.

As propostas foram entregues para serem apreciadas foi explicado que houve uma reunião com a equipe gestora com varias propostas de administradoras e serviços de portaria e escolhemos as melhores para aprovação em reunião.

Perguntaram por que essa mudança de administradora

Adriana esclarece que é sobre a problemática de incompetência administrativa em seus serviços.

Luciellen diz que são vários problemas como a arrecadação, custos fixos, a cada 6 meses tem tais manutenções que não foram feitas, documentos para ser legalizados, orientações incompatíveis entre outros erros da atual administradora e como foi decidido no dia 21/02 decidimos tirar o síndico que no fim pediu renuncia e a administradora, por isso a equipe tomou as providencias de procurar por novas administradoras.

Ao escolher as administradoras percebia que algumas empresas eram similar à empresa Miller, tivemos várias empresas que aparentam ser boas, iremos mostrar as melhores com propostas diferencias.

Foi feita uma reunião com a equipe e a votação foi para LSC e a empresa Pronto foram as mais adequadas para a transição então a Adriana e a Luciellen foram analisar as empresas

Luciellen diz “eu e a Adriana fomos até as empresas para verificar suas estruturas e organização, um dia antes do feriado dia 21 de Abril de 2015, questionamos sobre coisa futuras como resolver tais problemas, como poderiam nos orientar enfim como seria a forma de trabalho de cada.

A empresa LSC não nos deu segurança sobre como prover, já a Pronto esclareceu e deu segurança dos procedimentos em que eles fazem, demonstrou mais apropriação dos temas variados sobre o condomínio.

Adriana acrescentou que o técnico e a administrativo se conversam, esse diferencial foi destacado sobre a administradora a primeira pergunta era onde ela administrava e perguntou sobre indicações.

A ADM. Pronto deixou o telefone de síndicos que são seus clientes e que está há 20 anos no mercado, a Luciellen verificou se havia protestos com o nome da CNPJ.

Adriana diz que certas referências sobre a administradora são possíveis e fazemos tudo para termos uma boa escolha, mas a garantia de ser a melhor administradora, essa garantia não tem como confirmar, se é o melhor do mundo não tem como dizer, mas que as providencias foram tomadas para procurar a mais indicada e aparentemente responsável.

A pronto aceita rescindir o contrato só pede 30 dias a transferência sem multas, caso necessário, isso também é um diferencial.

Adriana pergunta quem é contra e a favor de mudança da administradora.

Em grande maioria aceitaram trocar de administradora.

Luciellen diz que há 15 empresas que enviaram as propostas, mas apenas duas se destacaram a LCS e a Pronto. A taxa de cobrança é dentro do pacote.

Um dos moradores solicitou olhar os contratos, foi oferecido os contratos a todos os presentes olharem.

Necessitamos ter rapidez para o processo de transferência para apurar os devidos erros e começarmos ter um diferencial na administração do residencial.

Lucilene diz que unanimidade é bom, mas haverá multa?

Adriana diz que a multa se houver é melhor pagar do que ter mais um ano de erros, foi enviado o contrato para o judicial da empresa pronto para analisar e nos orientar gratuitamente. Teremos a resposta para Segunda-Feira agora.

Luciellen diz que é melhor pagar a multa do que ter problemas administrativos graves como está sendo e depois procurar os direitos em juiz pelos danos que tivemos.

Adriana diz que essa multa é bom entender e verificar se a multa é alta.

Luciellen a própria administradora faz a portabilidade dos serviços, os laudo será protocolado e enviado para o ex- síndico, tudo vai ser por etapa. O laudo não precisa da Miller para dar prosseguimento.

Não aceitamos a conta no dia 21 de Fevereiro, temos o Laudo de prestação de serviço para protocolar e encaminhado para a Síndico teremos sua resposta, só assim poderemos ir para o campo judicial se houver necessidade.

Adalberto perguntou da previsão orçamentária.

Luciellen diz que é interessante deixar para a nova administradora, a previsão orçamentaria, recarga dos extintores e outros serviços para eles terem uma melhor orientação.

Sobre as proposta ainda  sra Adriana apresentou que a pronto administradora, cujo o dono é o Jorge conversou que é possível fazer negociações judiciais, os honorários é cobrado pela pessoa que está devendo, o administrativo disse que o boleto tem 30 dias para ser pago, espere mais 30 dias para buscar e depois vai para o jurídico que irá acionar o proprietário. Evitar que dividas vão se acumulando. Em ponto de vista condominial não há custo para o condomínio só para o devedor há custo de cobrança. O grupo não pode ser prejudicado por um indivíduo. Ser parcelada e negociado. A facilidade de pagar é beneficiário para todos.

Thiago  diz que a previsão orçamentária será se gastamos 15 mil temos que arrecadar no mínimo 18 mil, R$ 250,00 para cada um, quanto você gasta de gás, luz, manutenção, qual é o máximo que gastamos para dar margem de segurança. Tudo subiu, só o salário que não subiu, a gás, luz. Tem que ter a noção de quando entrar outra administradora vai fazer essas contas, o nosso perfil é de médio padrão isso implica em valores.

Adalberto: e o rateio ? o rateio é ilegal, pois deram o orçamento e quando houve o problema de inserir o funcionário não teve um inicio e fim e o gasto foi maior. Só poderia ter aumento de condomínio após um ano e por isso nosso rateio é ilegal.

Luciellen: Ok pode retirar o Rateio mas e para pagar o funcionário? vai ter um colapso nos pagamentos dos funcionários e não conseguiremos honrar com nossos compromissos.

Adriana: O rateio não vai parar por aqui, há pessoas que pagam o Rateio e outras que não pagam. Quem pagou o rateio, se foi correto ou não, as pessoas que pagaram foram lesadas não houve serviço ou as pessoas que não pagaram vão ter que pagar, o dinheiro ter usado ou não para determinado fim a pessoa pagou para um serviço que não foi feito, agora teremos que decidir em assembleia o que faremos.

Luciellen diz temos contas de gás que não foram pagas, não sei de verdade o que foi pago e o que não tá pago.

Quero pleitear outra empresa para telefonia, internet para fazer o projeto para nós, vamos optar por alguma outra operadora?.

Foi explicado sobre alguns problemas que tivemos com a iveloz como cabeamento e prejuízos que a mesma causou e que vai ser convocado o dono para podermos obter explicações e como serão resolvidos estes problemas.

Foi decidido em reunião manter a iveloz, a vivo que já esta em processo e a claro, vamos deixar um espaço para uma nova operadora.

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Adriana começa a ler o parecer da prestação de contas para todos

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Sandro: Agosto houve uma reunião com o  Claudemir, Sandro e mais uma senhora  sobre o dinheiro de caixa de R$ 30.000 o sr Miguel disse que esse dinheiro teria que gastar decidimos colocar ar condicionado e outras melhorias que não dava 5 mil reais de gastos, ia sobrar ainda vinte mil e depois esse dinheiro sumiu de uma hora pra outra.

Claudemir diz que foi uma reunião registrada, mas que nada que foi decidido foi feito, ao contrario foi feita a rampa horrorosa que o sr Miguel fez sem nenhum conhecimento da diretoria, houve vários debates em telefone, questionou muito sobre esse dinheiro, infelizmente errei por não ter registrado e oficializado as conversas que tive com o Miguel e com a Miller. Porém temos testemunhas, o que foi decidido foi o uniforme, ar condicionado e filmar os vidros na portaria. Era chamado de gordura, não foi feito absolutamente nada.

Adriana: o dinheiro que tinha foram com gastos que não são pertinentes para o condomínio. Se foi desviado ou não devia estar no livro. Não há nenhum documento das compra realizadas.

Luciellen: Essa apuração vai ser protocolado, é um laudo parecer, essas pastas irão para análise para o contador e teremos que decidir se vamos acionar judicialmente ou não.

O senhor Adriano pergunta sobre o assalto

Adriana diz O assalto  foi apurado, o boletim de ocorrência foi feito. Miguel solicitou um reembolso que não há nenhum comprovante, apenas uma discriminação feita em planilha, não houve um papel sequer que comprovasse. Houve 3 reembolsos que não apresentou nenhum comprovante. Os uniformes além de não compor o vestuário de porteiros e auxiliar de limpeza, foram vários gastos sem nenhuma comprovação ou justificativa.

Mas que teremos o cuidado de tomar todas as providencias adequadas para reaver esse dinheiro ou explicações.

Foi explicado sobre os problemas que estamos tendo com os funcionários, as demissões que ocorreram e ocorrerão e como vamos estabilizar as contas do condomínio. Em reunião com a equipe decidimos trocar a escala dos funcionários de 12x36h, e iremos cobrar rigorosamente o profissionalismo dos mesmos, quem não se encaixar na nova gestão e no comprometimento com o seu trabalho será dispensado.

Todos concordaram que devem ter mais rigor na contratação dos funcionários e sugeriram uma terceirizada que possamos cobrar os serviços a sra Luciellen diz que já esta fazendo diversas cotações e escolherá a melhor para colaborar com as mudanças.

Foi decidido nesta reunião que vamos mudar a portaria para terceirizada, que iremos contratar os serviços da vivo, claro e iveloz e deixaremos mais uma operadora em aberto para possivelmente a NET quando chegar em nossa região, decidimos que a nova administradora será a Pronto e nesta semana que vai entrar ela já fara o novo contrato para iniciar a transferência.

Sem mais foi encerrada a reunião